De afkorting DMS staat voor document management system. Je komt dit begrip steeds vaker tegen bij bedrijven, omdat binnen een bedrijf veel informatie binnenkomt. Om die informatie op de juiste manier te beheren, maken bedrijven gebruik van een DMS. Als er veel informatie binnen een bedrijf instroomt is een DMS bijna noodzakelijk om te hebben, zodat je kunt voorkomen dat je belangrijke informatie kwijt raakt.
Werken met DMS
Als je nog niet werkt met een DMS, is dit hét moment om ermee te beginnen. Je bent namelijk te laat als je een dossier kwijt bent, met allerlei belangrijke informatie. Dit wil je natuurlijk voorkomen. Je kunt een Document Management System zien als een opslagplaats waarin je metadata van documenten kunt opslaan. Als je naar een document speurt, kun je die vinden door te zoeken naar bijvoorbeeld de naam, datum of bijvoorbeeld de auteur. De documenten kunnen ook op een beveiligde locatie worden opgeslagen, zodat je zeker weet dat niemand anders zonder toegang erbij kan.
Voor wie is een DMS?
Het is de bedoeling dat je altijd toegang hebt tot een document management systeem, zodat je een bestand kunt opzoeken als je dit nodig hebt. Het maakt dan niet uit waar je op dat moment bent. Door een DMS kun je er zo snel mogelijk bij. Het kan zijn dat je nog niet zeker weet of DMS jou kan helpen. Mocht je het idee hebben dat je altijd lang moet zoeken naar documenten die je nodig hebt en het veel tijd in beslag neemt met nadenken waar je het überhaupt kan vinden, dan is dit systeem zeker wat voor jou. Maar ook als je het idee hebt dat belangrijke informatie te vaak blijft liggen, is het verstandig om eens te kijken of dit systeem wat voor jouw bedrijf kan zijn.
Voordelen van DMS
Als je nog niet overtuigd bent, zijn hier nog een aantal voordelen van een DMS:
-
Je kunt de documenten digitaliseren. Tegenwoordig is alles online en dat is ook de toekomst.
-
Je kunt efficiënter te werk gaan, aangezien je niet lang hoeft te zoeken naar informatie.
-
Samenwerken gaat efficiënter en makkelijker. Iedereen heeft toegang tot dezelfde documenten.
-
Het is veilig. Je verkleint het risico op eventuele fouten zoals een datalek.
-
Replicaties met andere apps; je kunt een DMS integreren met andere applicaties zoals bijvoorbeeld HRM of CRM.
Mocht je nog niet overtuigd zijn of dit systeem voor jouw organisatie werkt, dan is het een goed idee om je er meer in te verdiepen. Voor veel organisaties is dit namelijk absoluut een uitkomst.
